Informativa Privacy

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), dell’AI Act, delle Linee guida MIM 2025 e della Legge n. 132/2025.

1 Titolare del trattamento

Dotslot S.r.l. Impresa Sociale, con sede in Viale dei Promontori n. 440 - 00122 Roma, in qualità di Titolare del trattamento, informa gli utenti del software Verse sulle modalità di raccolta, utilizzo e conservazione dei dati personali.

2. Descrizione del sistema Verse e funzionalità

Il sistema Verse si compone di due strumenti principali:

Web App “Verse Register” (Cruscotto del Docente)

Per i docenti, che consente di creare e personalizzare le attività didattiche con tecniche di Retrieval-Augmented Generation (RAG) e Narrative Design.
Gestire i contenuti educativi e l'interazione con gli studenti.
Abilitare l'accesso degli studenti alle attività, a discrezione del docente.

I docenti possono inserire contenuti, scegliere materiali, impostare esercizi interattivi e configurare l'esperienza didattica su misura per gli studenti.

Software “Verse” (Interazione con Avatar e Attività Didattiche)

L'interazione diretta con avatar dotati di intelligenza artificiale.
L'esecuzione delle attività didattiche create e personalizzate tramite Verse Register.
L'utilizzo del prompting per stimolare il dialogo con gli avatar e ottenere risposte personalizzate.

Quando il sistema Verse non utilizza il Retrieval-Augmented Generation (RAG) per generare risposte basate sui materiali didattici presenti in Verse Register, si avvale dell’API di LLM scelti dall’utente per fornire risposte.

I dati inviati a Chat GPT sono pseudoanonimizzati e non vengono conservati da OpenAI per scopi di addestramento. OpenAI opera come fornitore di servizi AI esterno, pertanto il trattamento è disciplinato dai suoi termini d'uso e dalla sua policy privacy.

3. Dati personali raccolti

Dati di identificazione: nome, cognome (se forniti volontariamente dall'utente o dall'istituzione scolastica).
Dati di contatto: indirizzo e-mail, nome utente, dati di accesso (se previsti per la gestione degli account).
Dati di navigazione e utilizzo della piattaforma: indirizzo IP, log di accesso e interazioni con il software, raccolti per motivi di sicurezza e per migliorare i servizi.
Dati inseriti nei prompt o nelle interazioni con gli avatar.
Dati visivi contestuali se abilitata l’integrazione con VsionAI.

Finalità del trattamento:

Fornitura del servizio Verse e delle sue funzionalità educative.
Gestione degli account e autenticazione degli utenti.
Manutenzione e miglioramento dell'esperienza d'uso.
Prevenzione di accessi non autorizzati e sicurezza informatica.

3.1 Dati Contenuti nei Prompt e Tracciamento delle Attività

I prompt inseriti dagli utenti nel software Verse possono contenere dati personali. Per garantire trasparenza e sicurezza, il trattamento avviene come segue:

Elaborazione su server Amazon in Italia: tutte le richieste effettuate dagli utenti vengono inizialmente elaborate dai server di Amazon Web Services (AWS) situati in Italia. Qui vengono registrati i metadati relativi all’interazione (data, ora, durata della sessione) per finalità di monitoraggio e sicurezza.
Utilizzo dell'API Convai (Avatar conversazionali con AI): Alcune interazioni vocali e testuali vengono inoltrate all’API Convai, che elabora le richieste per generare risposte in tempo reale. Convai potrebbe memorizzare temporaneamente le richieste per migliorare l’accuratezza dell’IA, ma non ha accesso permanente ai dati. Le comunicazioni con Convai avvengono tramite connessioni crittografate per proteggere la riservatezza delle informazioni.
Utilizzo dell’API di LLM scelto: Quando il contenuto richiesto dall’utente non può essere recuperato tramite il sistema RAG di Verse, viene utilizzata l’API di LLM scelto.
Utilizzo dell'API Convai (Avatar conversazionali con AI): Alcune interazioni vocali e testuali vengono inoltrate all’API Convai, che elabora le richieste per generare risposte in tempo reale. Convai potrebbe memorizzare temporaneamente le richieste per migliorare l’accuratezza dell’IA, ma non ha accesso permanente ai dati. Le comunicazioni con Convai avvengono tramite connessioni crittografate per proteggere la riservatezza delle informazioni.

3.2 Finalità del trattamento:

Fornitura del servizio Verse e delle sue funzionalità educative.
Gestione degli account e autenticazione degli utenti.
Manutenzione e miglioramento dell’esperienza d’uso.
Prevenzione di accessi non autorizzati e sicurezza informatica.

I dati inviati al LLM scelto sono pseudoanonimizzati e non vengono conservati da LLM scelto per scopi di addestramento. LLM scelto opera come fornitore di servizi AI esterno, pertanto il trattamento è disciplinato dai suoi termini d’uso e dalla sua policy privacy.

Misure di sicurezza per la protezione dei prompt:

Cifratura dei dati in transito mediante protocolli HTTPS/TLS.
Minimizzazione e anonimizzazione: i dati personali contenuti nei prompt vengono ridotti al minimo necessario prima dell'invio a terze parti.
Monitoraggio degli accessi e delle interazioni per prevenire utilizzi impropri.

4. Destinatari dei dati

I dati possono essere condivisi con:

Amazon Web Services (AWS): Server in Italia.
Convai: Tecnologia di supporto per avatar AI.
VsionAI: Società terza che fornisce la funzione di visione, distribuita in esclusiva da Dotslot. .
Fornitori di LLM selezionati dall’utente: Lista dei modelli può cambiare nel tempo, ma i fornitori restano invariati.
Google Privacy Policy: Gemini 2.0-flash, Gemini 2.5-flash, Gemini 2.5-flash-lite, Gemini 3-27b (beta), Gemini 3n-e2b (beta), Gemini 3n-e4b (beta).
OpenAI Privacy Policy: ChatGPT 4o, ChatGPT 4o-nano, ChatGPT 4.1, ChatGPT 4.1-mini, ChatGPT 5 (beta), ChatGPT 5-mini (beta), ChatGPT 5-nano (beta).
Meta Privacy Policy: Llama 3-70B, Llama 4 Maverick (beta), Llama 4 Scout (beta).
Anthropic Privacy Policy: Claude 3-7-sonnet, Claude 4-sonnet, Claude 4-opus, Claude 4-1-opus.
⁠Cloud Engineering: Progettazione, sviluppo e gestione di soluzioni cloud su piattaforme come AWS, Google Cloud e Azure. Ottimizzazione delle risorse cloud, infrastruttura come codice (laC) e gestione dei costi per un uso efficiente e sostenibile delle tecnologie cloud.
Ottimizzazione delle risorse cloud e infrastruttura: Codice (IaC) e gestione dei costi per un uso efficiente e sostenibile delle tecnologie cloud.
⁠Cybersecurity e Privacy: Implementazione di soluzioni di sicurezza informatica per proteggere dati e infrastrutture. Applicazione di best practice per garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati (GDPR, Al Act).
Software Engineering: Sviluppo di software personalizzato. Progettazione di architetture modulari e scalabili, refactoring di codice esistente e gestione del ciclo di vita del software.
Unity Development: Sviluppo di soluzioni e applicazioni immersive tramite Unity, inclusi progetti VR/AR.

Questi servizi sono gestiti in conformità alle normative europee in materia di protezione dei dati e sicurezza informatica.

5. Funzionalità VsionAI

VERSE può integrare, tramite distribuzione esclusiva affidata a Dotslot Impresa Sociale, la tecnologia VsionAI, fornita da una società terza che si avvale di Convai per la gestione degli avatar AI conversazionali. Con VsionAI, gli avatar possono anche 'vedere' e riconoscere oggetti e spazi reali. Questa funzione è utilizzabile solo sotto il controllo e la responsabilità dell’utente (scuola/docente). Dotslot e la società produttrice di VsionAI non sono responsabili per un eventuale uso illegittimo della funzione, ad esempio per riprendere persone o trattare dati non pertinenti alle finalità didattiche. Gli utenti sono tenuti ad attenersi alle Linee guida MIM e alla Legge 132/2025, che vietano trattamenti discriminatori, invasivi o senza trasparenza.

6. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati avviene sulla base delle seguenti basi giuridiche:

Esecuzione di un contratto (art. 6(1)(b) GDPR): fornitura del servizio Verse agli utenti.
Obblighi legali (art. 6(1)(c) GDPR): gestione della sicurezza dei dati e conformità normativa.
Consenso dell’utente (art. 6(1)(a) GDPR) per funzionalità opzionali, inclusa l’integrazione con VsionAI: per alcune funzionalità opzionali che implicano l'uso di sistemi AI esterni.

7. Conservazione dei dati

I dati vengono conservati per la durata dell'anno scolastico, ovvero dal 1° settembre al 31 agosto dell'anno successivo, per garantire la continuità del servizio educativo.

Dati dell'account e di contatto: fino alla chiusura dell'account o alla richiesta di cancellazione.
Log di accesso e dati di navigazione: fino a 12 mesi.
Prompt e interazioni con l'IA: conservati fino al 31 agosto dell'anno scolastico in corso per finalità di sicurezza e monitoraggio.
Dati visivi VsionAI: solo temporanei e non conservati oltre la sessione, salvo obblighi legali.

Dopo questi periodi, i dati vengono cancellati o resi anonimi.

8. Diritti degli utenti

Gli utenti del software Verse hanno il diritto di:

Accedere ai propri dati e ricevere informazioni sul trattamento.
Rettificare dati inesatti o incompleti.
Cancellare i propri dati, salvo obblighi legali di conservazione.
Limitare il trattamento in determinate circostanze.
Opporsi al trattamento basato su interesse legittimo.
Portabilità dei dati, ove tecnicamente possibile.

Le richieste possono essere inviate via email a info@dotslot.it oppure dpo@dotslot.it.

Accettando questa informativa, l'utente conferma di aver letto e compreso come i suoi dati vengono trattati nell'uso del software Verse.

9. Avvertenza importante

L’utilizzo della funzione di visione degli avatar tramite VsionAI non deve mai essere impiegato per la registrazione, il riconoscimento o la profilazione di persone. Qualsiasi uso difforme ricade esclusivamente sotto la responsabilità dell’utente titolare del trattamento e non del produttore di VERSE né della società fornitrice di VsionAI.

10. Aggiornamenti

Questa informativa potrà essere aggiornata. La versione aggiornata sarà sempre disponibile sul sito ufficiale VERSE.